Észak-dunántúli Vízügyi Igazgatóság

A munka az egyes tevékenységek (ún. folyamatok) és a szervezet átvilágításával kezdődött, majd ennek tapasztalatai alapján került kialakításra a dokumentációs rendszer. A próbaüzemet és oktatásokat követően 2003. április 1-én történt meg a tanúsítás.

A minőségirányítási rendszer kiépítésének elsődleges célja: hiteles vízrajzi adatok előállítása az adatgyűjtéstől az adatok archiválásáig és szolgáltatásáig. Ezt a célt tükrözi a rendszer „jelmondata” is:

A megbízható vízrajzi adat a korszerű vízgazdálkodás alapja. 

A rendszer a termék-előállítási (azaz jelen esetben az adat-előállítási), valamint kapcsolódó, ún. támogató folyamatokat (oktatás, beszerzés, mérőeszköz-kezelés és karbantartás, stb.) úgy szabályozza, hogy azok megfeleljenek a hatályos jogszabályoknak és utasításoknak, valamint a vonatkozó ágazati műszaki előírásoknak.
Az ellenőrzött körülmények között előállított, megbízható és hiteles adatoknak különös jelentőségük van olyan kiemelt fontosságú beavatkozások hatásainak jellemzésénél, mint pl. a szigetközi vízpótlás.
A minőség javítása mellett a minőségirányítási rendszer hatékony munkairányítási eszköz is, s mint ilyen, jelentékeny segítséget nyújt a rendkívül kiterjedt vízrajzi hálózat üzemeltetésében.


1. A minőségirányítási dokumentációs rendszer felépítése         

A minőségirányítás működésének alapja a megfelelően felépített és kidolgozott dokumentációs rendszer. A dokumentumok szabályozzák az egyes folyamatok végrehajtását, megnevezik a felelősöket, rögzítik az ellenőrzési pontokat és a dokumentálás szabályait.
Az ISO 9001 szabvány követelményeinek megfelelően a dokumentációs rendszer az alábbi elemekből épül fel:

Minőségirányítási kézikönyv
a szervezet és a tevékenység bemutatása, minőségpolitika és minőségcélok, folyamatok és dokumentumok kapcsolatrendszere és rövid leírása.

Minőségirányítási eljárások és munkautasítások
az adat-előállítási és a támogató tevékenységek részletes szabályozása, felelősök, dokumentációs és ellenőrzési tevékenység.

Külső dokumentumok
a tevékenységet „kívülről” szabályozó dokumentumok gyűjteménye: jogszabályok és utasítások, vezetői utasítások, ágazati műszaki előírások.

Feljegyzés-minták
az egyes tevékenységek dokumentálására szolgáló, kötött formátumú bizonylat-sablonok.

A dokumentációs rendszer teljes egészében az Igazgatóságon (és az ágazatban) hivatalos levelezőrendszerként működő Lotus Notes alatt került felépítésre. Ennek előnyei az alábbiak:

A vízrajzi adatok előállítása jelentős számú és változatos összetételű mérőeszköz állománnyal történik. Ilyen mérőeszközök a vízmércék, mérőszalagok, digitális vízszintregisztráló műszerek, hőmérők, csapadékmérők, stb. Mivel ezen eszközök kalibráltságáról és karbantartásáról folyamatosan gondoskodnunk kell, ezért fontos a hiteles nyilvántartásuk. Az adatbázis fontosabb jellemzői az alábbiak:

• tetszőleges számú (jelenleg összesen kb. 2400 db) mérőeszköz nyilvántartása kb. 30 paraméterrel,
• leválogatási lehetőség tetszőleges szempontok szerinti csoportosításban,
• kalibrációk ütemezése és dokumentálása,
• javítások nyomon követése,
• kapcsolódó kalibrálási és javítási költségek pontos nyomon követése,
• jótállási (új beszerzés és javítás) idők nyilvántartása,
• a felhasználói igényekhez igazodóan rugalmasan fejleszthető.

2. Folyamatok

Az adat-előállítási és a támogató tevékenységeket az alábbi folyamatokra bontottuk:

Szakmai folyamatok:

• Vízrajzi észlelések és mérések végrehajtása
• A vízrajzi távmérő rendszer üzemeltetése és karbantartása
• Az igazgatóság belső vízrajzi adatforgalma és a napi adatszolgáltatás
• Vízrajzi adatfeldolgozás
• Vízállás-vízhozam összefüggések és vízhozam idősorok előállítása
• Az adatok archiválási és szolgáltatási folyamata
• Mérőeszközök kezelése
• Mérőeszközök karbantartása

Támogató folyamatok:

• Dokumentumok kezelése
• Feljegyzések kezelése
• Oktatás
• Beszerzés
• A szerződéskötés folyamata
• Adatok elemzése
• Nem-megfelelőségek kezelése
• Belső audit
• A vevői elégedettség mérése
• Vezetőségi átvizsgálás

3. Tervezettség, ellenőrzöttség, hibák kezelése     

A megfelelően kialakított dokumentációs rendszer mellett a jól működő minőségirányítás további alapfeltétele valamennyi folyamat tervezett és ellenőrzött módon történő működtetése.
A tervezettséget biztosítják például az észlelési és adatgyűjtési programok (észlelési járástervek, regisztrátum-kigyűjtési járástervek, vízhozammérési programok), valamint a karbantartási és kalibrációs tervek.
Az ellenőrzést szolgálják többek között a helyszíni ellenőrzési járástervek, vagy a keletkező adatok grafikus ellenőrzése és feldolgozása.
A rendszer működését évente több alkalommal végrehajtott belső auditok és vezetői átvizsgálások során ellenőrizzük. Ekkor történik a fejlesztési javaslatok megtétele és beépítése is. Az átvizsgálások fontos bemenő adatait jelentik az adatelemzések eredményei. Ezek az elemzések kiterjednek a rendszer valamennyi működési jellemzőjére, s összegzések és statisztikák segítségével mutatják a minőség és hatékonyság változásait.
A rendszer működése során keletkező hibákat dokumentáljuk, kijavítjuk, s gondoskodunk azok ismétlődésének megakadályozásáról.


4. A vevői igények kielégítése         

Az ISO 9001 szabvány egyik vezérelve a vevőközpontúság, azaz a vevői igények lehető legteljesebb kielégítése a jogszabályi kereteken belül.
Ennek érdekében vevőinkkel (azaz az adatigénylőkkel) megállapodást, vagy szerződést kötünk, melyben rögzítjük az igényelt adatok jellemzőit, a határidőket, az adatformátumokat, valamint a fizetési és egyéb feltételeket. Ezek a megállapodások az adatszolgáltatás jellegétől (eseti vagy rendszeres adatszolgáltatás, alapadatok vagy feldolgozott adatok, stb.) függő tartalmúak.
Az adatokat adattárunk tárolja és szolgáltatja a vevők részére.
A vevők által estlegesen megfogalmazott reklamációkat kivizsgáljuk, amennyiben jogosak, a feltárt hibát javítjuk és gondoskodunk az ismétlődés megakadályozásáról.
Vevőink megelégedettségéről évente végrehajtott kérdőíves véleménykéréssel győződünk meg.


5. Egyéb támogató tevékenységek 

Az egyéb támogató tevékenységek közül kiemelendő a beszerzés és az oktatás.
A vízrajzi adat előállítása szempontjából meghatározó termékeket és szolgáltatásokat csak a múltbéli teljesítéseik alapján megfelelőnek minősített beszállítóktól és alvállalkozóktól szerezzük be. A minősítéseket évente megismételjük. Az újonnan jelentkező beszállítók előminősítésen esnek át.
Dolgozóink ismereteinek szinten tartásáról és bővítéséről tervezett módon végrehajtott oktatásokkal gondoskodunk. Különös jelentősége van ezeknek az oktatásoknak olyan kiemelt fontosságú és gyorsan fejlődő területeken, mint a térinformatika (GIS), vagy a szoftveres tervezőrendszerek (CAD) alkalmazása.